Tender Sebutharga E-Perolehan - Masalah Tawaran Teknikal?

OK. Selalu berlaku tender sebutharga E Perolehan EP tawaran teknikal bermasalah dan perlukan panduan untuk anda? Pernah ke anda berasa ragu-ragu dalam mengisi dan seterusnya menghantar dokumen anda? Mesti ada bukan? Disini kami ingin berkongsi antara masalah dan keraguan kontraktor berdaftar Kementerian Kewanagan melalui sistem E Perolehan yang dikuasakan oleh Commerce Dot Com.

Kali ini kita akan fokus terhadap masalah serta panduan ringan untuk mengatasi tender dan sebutharga E-Perolehan EP tawaran teknikal bermasalah sama ada online atau hard copy (salinan perlu hantar). Kita akan bincangkan juga bahagian-bahagian perlu dan penting sahaja bagi memastikan anda mendapat perhatian dan permahkahan terbaik dari penyelia pemilihan tender sebutharga tersebut. Namun begitu, harus diingatkan bahawa, setiap jabatan kerajaan mengeluarkan kriteria masing-masing bagi ruang tender dan sebutharga ini. Diminta anda membaca terlebih dahulu garis panduan terhadap dokumen diperlukan bagi menjayakan dokumen penghantaran anda kelak.

Tawaran Teknikal E Perolehan Dokumen Off line (Hard Copy)

Masalah dan Panduan Tawaran Teknikal Eperolehan: Maklumat  Spesifikasi Teknikal

Adakala segmen ini dipanggil Jadual Pematuhan Spesifikasi. Ia jadual disediakan oleh jabatan pengeluar tender dan sebutharga mengenai keterangan dan perincian tender dan sebutharga tersebut. Di dalam bahaagian ini, selalunya mempunyai bahagian seperti pematuhan spesifikasi oleh kontraktor, cadangan pembekal, catatan dan lain-ain bersesuaian.

Masalah yang sering berlaku disini adalah kontraktor sendiri tidak mengisi ruang diberikan. sebagai contoh, jika di dalam jadual memerlukan memangkah Ya/Tidak, Sila pangkah tidak dan menunjukkan kepada penilai anda bersetuju menerima pematuhan tersebut. Bagi ruang-ruang disediakan, sila isi ikut kesesuaian, sebagai contoh, Cadangan Pembekal: isikan sesuatu yang boleh menambah baik pematuhan cadangan tersebut secara ringkas. Contoh: Ya. Syarikat kami bersetuju dan mematuhi kehendak jabatan. Peringatan, jangan biarkan sebarang ruang dalam jadual tersebut kosong bagi mengoptimumkan penilaian dokumen anda.

Masalah dan Panduan Tawaran Teknikal Eperolehan: Latarbelakang Syarikat

Ruangan disini, selalunya penilai sebutharga tender ingin mengetahui lebih mendalam syarikat anda. Selalunya ia meliputi nama syarikat, nombor pendaftaran syarikat dan no sijil kewangan, alamat, nombor telefon dan sebagainya. Masalah yang berlaku disini, syarikat terlepas pandang dan update alamat syarikat mengikut perkembangan semasa dan tidak bersamaan alamat pada sijil serta rujukan dokumen berkaitan. Tips: Jika belum sempat update alamat terkini, sila isikan data-data yang tercatit pada sijil anda sahaja. Nama dan alamat, pemilik adalah bersamaan seperti tercatit pada sijil asal. Walaupun anda telah berubah pejabat dan sebagainya. Jika mempunyai ruang seperti alamat surat-menyurat dan sebagainya, barulah anda mengisi alamat terkini anda. Walaupun ada satu ruang, adalah penting untuk mengisi data tersebut bersamaan dengan data yang tertera pada sijil anda.

Masalah dan Panduan Tawaran Teknikal Eperolehan: Pengalaman Syarikat

Disini penilai dokumen ingin melihat syarikat anda dan tahap kebolehcapaian perniagaan anda.Masalah sering berlaku ialah, syarikat tidak menyertakan data-data lengkap seperti tajuk projek-projek terdahulu. Nama orang boleh dihubungi, sebagai contoh: Pn. Mummy binti Titan, Pengurus Tadbir Jabatan Kimia CikTom, No telefon 03-12340 5678. Jadi ia membolehkan penyelia membuat rujukan keatas kerja-kerja terdahulu anda sebagai mengukuhkan dokumen penghantaran anda tersebut. Sila tulis dengan penuh dan kurangkan penulisan singkat seperti, E'prise untuk enterprise, M'sia untuk Malaysia dan sebagainya. Para kontraktor juga sering terlupa melampirkan sesalinan bukti pengalaman kerja, walaupun telah melampirkannya di Profil Syarikat. Adalah menjadi kewajipan untuk menyertakan sekali sesalinan khusus untuk rujukan bahagian ini.  Jika anda tidak sertakan, akan menyukarkan lagi kedudukan permohonan anda kelak.

Masalah dan Panduan Tawaran Teknikal Eperolehan: Pengalaman Syarikat Yang Berkaitan

Ini adalah ruang khas bagi pengalaman syarikat yang berkaitan dengan tender sebutharga Eperolehan yang ingin disertai. Jika ia bersamaan dengan tajuk diatas sila ulang semula. Jika berlainan, gunakan kaedah yang sama tetapi penekanan terhadap pengalaman kerja anda yang berkaitan sahaja untuk tender dan sebutharga ditawarkan. Tidak dilupakan sesalinan dokumen sokongan untuk segmen ini walaupun ia adalah sama dengan dokumen segmen diatas.

Masalah dan Panduan Tawaran Teknikal Eperolehan: Senarai Kerja Syarikat Yang Sedang Dijalankan

Segmen ini penting bagi menunjukkan tahap keboleh-capaian semasa syarikat anda. Jika anda mempunyai terlalu banyak kontrak kerja, akan menjejaskan juga kedudukan penilaian dokumen anda kerana ketidak-pastian tenaga sokongan yang boleh anda bekalkan. Oleh itu, sila nyatakan kerja-kerja semasa yang berkaitan dengan tender dan sebutharga dan serahkan sekali surat pengesahan bulanan (semasa) dari jabatan atau klien anda. Selalunya format tersebut disediakan oleh penilai dokumen tender sebutharga. Pastikan bahagian-bahagian tersebut diisi dengan lengkap berserta cop dari pegawai yang diberi kuasa untuk kontrak kerja anda sahaja.

Masalah dan Panduan Tawaran Teknikal Eperolehan: Penyerahan Dokumen

Walaupun nampak masalah kecil, namun masih ada kontraktor yang membuat kesilapan. Ada juga kontraktor tidak mencatit No. Rujukan Eperolehan/Dokumen seperti di jana kan oleh sistem. Selalunya ditulis di bahagian atas kiri sampul dokumen sebutharga. Ada juga kontraktor yang masukkan dua jenis tawaran sekali dalam satu sampul surat dan tidak diasingkan mengikut arahan. Sila baca dengan betul arahan diterangkan oleh penilai dokumen sebutharga. Penilai sebutharga juga menyediakan senarai berjadual (check list) untuk dokumen keperluan dan pengasingan. Jadikan jadual tersebut sebagai asas (basis) untuk pengaturan dokumen anda. Dan pastikan sampul surat anda di lakri bagi menjamin keselamatan penghantaran dokumen anda. Walaupun adakalanya tidak diperlukan, namun jadikan ia sebagai keperluan  untuk melakri semua sampul dokumen anda.

Masalah dan Panduan Tawaran Teknikal Eperolehan: Lain-lain berbangkit

Jika diperlukan anda untuk meng-upload di sistem E-perolehan dokumen hard copy anda, sila scan dalam bentuk .pdf. Jika tidak berkemahiran, scan dalam bentuk imej, sebagai contoh; .img, .jpeg, .png, dan import imej tersebut ke dalam sebuah dokumen kosong format MS Office WORD dan save serta namakan fail anda dengan lengkap dan kemas. Sebagai contoh; fail surat akuan pembida diterjemahkan dalam tajuk fail; XXXX-surat-akuan-pembida.doc. Dimana XXXX adalah kod anda rasa bersesuaian dengan nama syarikat anda. Ia lagi jelas bagi penilai tender sebutharga untuk mendownload dokumen tersebut dan mengasingkannya mengikut keperluan. Had minima saiz dokumen untuk upload sesebuah dokumen untuk sistem E perolehan adalah 2 Mb, oleh itu disarankan anda compress imej tersebut terlebih dahulu (mengikut saiz bersesuaian) dan mudah dibaca serta di cetak.

Kesimpulan

Penerangan diatas adalah panduan ringan bagi membantu anda dalam menyediakan dokumen teknikal tender sebutharga Eperolehan Kementerian Kewangan yang di keluarkan oleh jabatan masing-masing. Namun begitu, ini bukan jaminan untuk anda memperoleh sebarang tender dan sebutharga atau memenangi sebarang kontrak. Bagi kami, inilah cara kami, mengisi dokumen tender sebutharga dan alhamdullillah rezeki tetap ada disitu. Oleh itu, tepuk dada tanya selera. Ada cerita boleh diguna pakai, ada juga sekadar gossip dan berita hangat semasa. Semestinya, anda sajalah yang menetukan halatuju perniagaan anda kelak. Ingin jadi sukses, atau pun mempunyai matlamat dan wawasan tersendiri. Pentingnya fokus dalam apa jua bentuk perniagaan dijalankan, walaupun sekadar menjana income untuk affiliate on-line. - Irsah Indesign

Jika ada penambahan sila kongsikan bersama. Jadikan perkongsian kita sebahagian dari amalan didunia dan ilmu yang bakal menyelamatkan kita di liang lahat kelak - inysa-Allah.