Panduan dan Kesilapan Mengisi Borang Tender dan Sebutharga Terbongkar - Part 1

Tahun ini ramai juga telah mendaftar syarikat dengan Kementerian Kewangan dalam berbagai bidang. Tahniah diucapkan kepada warga enterprise yang berjaya ditauliahkan sijil MOF dan sudahpun mengaktifkan card reader/usb token masing-masing. Selamat datang ke dunia virtual tender dan sebutharga eperolehan kerajaan.

Ramai sahabat-sahabat bertanya kepada saya: Mudah ke mendapat kontrak dengan kerajaan melalui sistem e-perolehan? Jawapan saya: Senang kalu berusaha dan bertanya, susah kalau kita tak nak kongsikan bersama dan buat sendiri.

Disini saya ingin mendedahkan beberapa panduan dan kesilapan mengisi dokumen tender/sebutharga yang sering dilakukan oleh kontraktor2 yang menyertai sebutharga/tender melalui sistem E-perolehan kerajaan, diantaranya:-

Alamat tidak setara.

Bermaksud alamat syarikat yang tertera pada dokumen tender/sebutharga tidak selaras dengan alamat pada sijil pendaftaran syarikat dan sijil MOF. Oleh itu pada ruang alamat, sila isi alamat penuh seperti yang tertera pada sijil pendaftaran syarikat masing-masing walaupun anda telah bertukar alamat pejabat tetapi tidak di-updatekan pada sijil.

No. Telefon/Faks Tidak Beroperasi dan Menggunakan Nombor Handfon.

Ya. Ada juga mengisi nombor telefon dan faks yang tidak lagi beroperasi. Isikan nombor telefon yang mudah untuk dihubungi dan pastikan anda mempunyai talian faks yang sah. Nombor handfon juga tidak digalakkan jika diisi pada ruang nombor syarikat kerana lembaga pemilihan tender/sebeutharga mengganggap seolah-olah syarikat anda “mudah alih”. Pastikan anda mempunyai talian TELEKOM untuk pejabat anda.

Dapatkan no. internet fax untuk memudahkan operasi perniagaan anda di Flexifax, segala fax terus ke e-mail anda. Anda juga boleh faks ke mana2 mesin fax dari e-mail anda juga. Anda akan diberi no. telefon land-line anda sendiri dan pengaktifannya tak sampai 1 jam. Tanpa kertas dan tanpa ink drum. print guna printer anda atau simpan dalam inbox e-mail dan desktop.

Mudah, cepat, faks boleh diakses dari mana2, dipercayai, langganannya lagi murah dari bayaran talian biasa. Kami telah menggunakan perkhidmatan ini lebih 12 bulan dan anda bagaimana? Dapatkan disini maklumat lanjut FLEXIFAX. Perkongsian maklumat relevan.

Salinan Dokumen Tidak Diperakui.
Walaupun tidak dinyatakan di dalam borang mengisi sebutharga/tender, tetapi adalah lebih baik setiap salinan yang dibuat oleh anda memperoleh perakuan sama ada pengesahan salinan sah dari Pegawai Kerajaan Berpangkat ataupun Pesuruhjaya Sumpah. Ini bagi memastikan bahawa salinan anda adalah salinan yang dihasil dari yang asal.

Catatan Pengalaman Kerja Tidak Selaras dengan Sebutharga/Tender Yang Ingin Disertai.

Ada juga kontraktor mengisi pengalaman kerja pada borang, yang tidak selaras dengan sebutharga/tender yang ingin disertai. Pastikan hanya pengalaman kerja berkaitan sahaja yang diletakkan pada ruang tersebut.

Tidak Menyertakan Salinan Kontrak Kerja/Pemgalaman Syarikat Yang Lalu.

Kontrktor ada juga yang tidak menyertakan salinan pengalaman kerja atau LO dari agensi berkaiatan bagi membuktikan kerja-kerja syarikat yang lepas. Ada yang menghantar salinan bukti kerja yang tidak berkaitan dengan sebutharga/tender yang ingin disertai. Pastikan salinan bukti kerja/LO adalah selaras dengan sebutharga/tender yang ingin dipohon.

Tidak Update Profil Syarikat.

Ada juga kontraktor yang menghantar profil sayrikat dengan salinan SSM yang telah luput dan sebagainya. Pastikan segala penerangan di dalam Profil Syarikat di-update mengikut keadaan semasa dan menyemak sebelum menghantar borang tersebut.

Tidak Menyertakan Salinan Penyata Bank Terkini.

Apabila dimaksudkan penyata bank yang terkini, selalunya 3 bulan kebelakang. Pastikan anda menghantar penyata bank yang berkaitan. Ada diantara kontraktor yang menghantar 4-5 bulan terkebelakang tetapi sebulan sebelum tarikh tender/sebutharga tidak disertakan. Semak dengan teliti, dan pastikan bulan sebelumnya di sertakan sebagai salinan.

Salinan Penyata Kewangan Yang Tidak Disahkan

Adalah lebih baik anda mendapat pengesahan salinan penyata akaun yang telah disahkan oleh bank anda. Ingat dokumen yang anda hantar merupakan salinan dan memerlukan pengesahan.

Tidak Menyertakan Sijil-Sijil Berkaitan

Sertakan sekali sijil-sijil kemahiran, penyertaan, penganugerahan yang berkaitan sahaja dengan tender/sebutharga yang ingin dipohon. Pastikan juga salinan tersebut memperoleh pengesahan salinan sah.

Tulisan Meragukan dan Penggunaan Liquid Paper.

Ya. masih juga ada kontraktor melakukan kesilapan tersebut. Liquid paper adalah ditegah di dalam borang sebutharga/tender. Jika terdapat kesalahan “strike” dan sain secara ringkas pada kesalahan tersebut. Biarlah tulisan anda jelas dan kemas. Perhatian harus diberikan kepada penggunaan titik dan comma.

Berikut adalah serba sedikit panduan yang boleh kami kongsikan. Diharap anda dapat manfaat yang sewajarnya. Terdapat banyak lagi tips yang akan kami kongsikan pada artikel yang akan datang. Kami dan Associates kami telah membuktikan, anda pun mempunyai peluang yang sama. Selamat mencuba.